Ajouter des destinataires et suivre les réponses

Cet article explique comment constituer la liste des personnes interrogées pour chaque partie prenante, personnaliser l'e-mail qu'elles reçoivent, puis suivre leurs réponses et relancer celles qui n'ont pas encore répondu.

Les dirigeants et les collaborateurs

Les destinataires Dirigeant et Collaborateur sont les collaborateurs enregistrés dans Mon entreprise : ils sont ajoutés automatiquement au diagnostic, et la liste suit les ajouts et les retraits faits dans Mon entreprise pendant le diagnostic. Ceux pour qui la case Dirigeant(e) est cochée reçoivent le questionnaire des dirigeants.

Pour interroger une nouvelle personne de l'entreprise, ajoutez-la donc dans Mon entreprise : voir Inviter ses collaborateurs dans son espace entreprise. Ces destinataires ne se retirent pas depuis le diagnostic : il suffit de ne pas les cocher au moment de l'envoi.

Ajouter des clients et des fournisseurs

1. Dans Diagnostic RSE > Diagnostic en cours, ouvrez l'onglet Paramétrage et sélectionnez Client ou Fournisseur dans la colonne Éditer le questionnaire.
2. Sous la liste des destinataires, cliquez sur le bouton en forme de crayon. La fenêtre Ajouter un Client (ou Ajouter un Fournisseur) s'ouvre.
3. Saisissez l'Email (obligatoire), le Prénom et le Nom, puis cliquez sur +. Recommencez pour chaque personne.
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Dans la fenêtre, le crayon d'une ligne permet de corriger une saisie et la corbeille de la retirer. Le panneau Conseils pour bien choisir vos destinataires rappelle les bons critères : des personnes variées qui connaissent l'entreprise, déjà sensibles à la RSE, et dont l'avis compte.

Importer une liste depuis Excel

1. Dans la fenêtre Ajouter un Client ou Ajouter un Fournisseur, cliquez sur « Import fichier excel ».
2. Cliquez sur « Télécharger le template » et complétez le fichier : e-mail, prénom et nom.
3. Déposez le fichier, cliquez sur « Suivant », vérifiez le récapitulatif puis cliquez sur « Enregistrer ».
4. De retour dans la fenêtre, contrôlez la liste et cliquez sur « Enregistrer ».

Règles à connaître

• Une adresse e-mail ne peut figurer qu'une seule fois par diagnostic, toutes parties prenantes confondues. Une adresse déjà présente affiche Email déjà utilisé ; deux lignes identiques dans la même saisie affichent Vous avez des emails en doublon.
• Un client ou un fournisseur peut être retiré avec la croix de sa ligne tant qu'il n'a rien reçu. Ensuite, la suppression est refusée : Il est impossible de supprimer un destinataire ayant déjà reçu le diagnostic.
• Vous pouvez ajouter des destinataires à tout moment tant que le diagnostic est en cours, même après les premiers envois.

Personnaliser l'e-mail d'invitation

Chaque partie prenante reçoit un e-mail d'invitation, que vous pouvez adapter :

1. Dans Paramétrage, sélectionnez la partie prenante.
2. Sous la liste des destinataires, cliquez sur le bouton en forme d'enveloppe (Modifier le mail à destination des...).
3. Dans l'onglet Édition, modifiez l'Objet de l'email et le Contenu de l'email.
4. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le bouton « Insérer une variable » ajoute le prénom ou le nom du destinataire, ou le bouton « Répondre au diagnostic » qui ouvre son questionnaire personnel. Ce bouton est obligatoire : sans lui, l'e-mail ne peut pas être enregistré. L'onglet Prévisualisation montre le rendu final, et « Réinitialiser » revient au texte proposé par ensō rse.

L'e-mail personnalisé est enregistré pour le dossier client : il sera repris pour les diagnostics suivants de l'entreprise.

Envoyer depuis l'adresse de l'entreprise

Par défaut, les e-mails du diagnostic partent de l'adresse d'ensō rse (no-reply@enso-rse.com). L'onglet Expéditeur permet de les envoyer depuis le serveur de messagerie (SMTP) de l'entreprise cliente, pour que les destinataires reconnaissent l'expéditeur.

1. Renseignez Nom de l'expéditeur, Email de l'expéditeur, Serveur SMTP, Port, Identifiant et Mot de passe. Ces informations sont fournies par l'hébergeur de la messagerie de l'entreprise.
2. Activez Connexion chiffrée (SSL/TLS) si le serveur utilise le port 465.
3. Cliquez sur « Tester la connexion », puis sur « Enregistrer ».

Le serveur est enregistré pour tout le dossier client : il sert pour toutes les parties prenantes et pour les diagnostics suivants. Le bouton « Supprimer » rétablit l'envoi depuis ensō rse.

Suivre les réponses

L'onglet Résultats du diagnostic présente le tableau Suivi des réponses : tous les destinataires, toutes parties prenantes confondues, avec leur Type et leur Statut. Les filtres Type et Statut et la recherche permettent de retrouver rapidement les personnes à relancer.

Dans Paramétrage, la liste de chaque partie prenante affiche les mêmes statuts dès le premier envoi.

Relancer ou envoyer depuis le suivi

1. Dans Suivi des réponses, cochez les destinataires. Ceux qui ont répondu ou dont l'envoi est en cours ne peuvent pas être cochés.
2. Cliquez sur « Envoyer », ou sur « Relancer » si tous les destinataires cochés ont déjà été contactés.
3. La fenêtre Envoi des emails indique combien de personnes seront relancées et combien seront interrogées pour la première fois : confirmez avec « Envoyer N emails ».

Chaque envoi ou relance génère un nouveau lien personnel : l'ancien lien ne fonctionne plus, et le destinataire doit utiliser le dernier e-mail reçu. Ses réponses déjà enregistrées sont conservées.

Le diagnostic n'a pas de date limite : il reste ouvert jusqu'à ce que vous le clôturiez. Annoncez une date de fin aux destinataires et relancez ceux qui n'ont pas répondu avant de clôturer le diagnostic.

Transmettre le lien autrement

Si une personne ne trouve pas l'e-mail, l'icône de lien de sa ligne (Copier le lien) copie son lien personnel de réponse, à lui transmettre par un autre moyen. Elle apparaît pour les destinataires en Envoyé, Relance, Envoi en cours ou Erreur.

Ce que voit la personne en ouvrant son lien est décrit dans Répondre à un diagnostic RSE (pour les destinataires).

Mis à jour le : 08/10/2026