Inviter ses collaborateurs dans son espace entreprise

Depuis la page Mon entreprise, vous enregistrez les collaborateurs de votre entreprise et vous choisissez ceux qui peuvent se connecter à ensō rse. Les collaborateurs enregistrés deviennent destinataires du Diagnostic RSE ; ceux qui ont un compte accèdent en plus à votre espace, selon les droits que vous leur donnez.

Avant de commencer

• Ouvrez Administration > Mon entreprise. Cette page demande la permission Paramètres, accordée par défaut au rôle Administrateur de l'entreprise.
• Votre cabinet peut faire les mêmes opérations depuis votre dossier.

La liste des collaborateurs se trouve sous la fiche de l'entreprise. Elle indique pour chacun le poste, le rôle, l'état du Compte et la date de création, avec une recherche et des filtres par Poste et par Compte.

Ajouter un collaborateur

1. Cliquez sur « Nouveau collaborateur ».
2. Renseignez le Prénom, le Nom et l'Email, et si vous le souhaitez le Poste.
3. Cochez Dirigeant(e) pour un dirigeant : il recevra le questionnaire du Diagnostic RSE destiné aux dirigeants (les autres reçoivent celui des collaborateurs) et figurera comme dirigeant dans les rapports.
4. Choisissez le Rôle : Utilisateur (par défaut) ou Administrateur.
5. Pour que la personne puisse se connecter, cochez Créer un compte permettant de se connecter et ajustez ses Permissions (voir ci-dessous).
6. Cliquez sur « Enregistrer ».

Le message « Collaborateur ajouté » confirme l'enregistrement. Si vous avez créé un compte, le collaborateur reçoit une invitation par e-mail, valable 30 jours, pour choisir son mot de passe : voir Se connecter à ensō rse et activer son compte. Si le message « Collaborateur ajouté, invitation non envoyée » s'affiche, le collaborateur est bien enregistré mais son compte n'a pas pu être créé : le message en donne la raison, par exemple « L'utilisateur a déjà un compte. ».

Choisir les permissions

Chaque interrupteur ouvre ou ferme un module pour ce collaborateur : Périodes, Bilan ESG, Diagnostic RSE, Plan d'action RSE, Rapport extra-financier, Carbone, VS, Paramètres (accès à Mon entreprise), Assistant IA GaIA et Clés API.

Les valeurs par défaut dépendent du rôle :

• Administrateur : tout est activé, sauf Périodes et Clés API ;
• Utilisateur : Diagnostic RSE, Plan d'action RSE et Assistant IA GaIA.

Un module sans permission reste visible dans le menu du collaborateur, mais grisé.

Gérer les comptes

Le menu à trois points d'une ligne propose les actions possibles selon l'état du compte :

• Modifier : change les informations, le rôle ou les permissions ;
• Créer un compte : envoie une invitation à un collaborateur qui n'a pas de compte, ou dont l'invitation a expiré ;
• Annuler l'invitation : quand l'invitation est en cours ;
• Désactiver / Activer : coupe ou rétablit l'accès d'un compte, sans supprimer le collaborateur ;
• Supprimer : retire le collaborateur. Cette action est irréversible.

La colonne Compte indique l'état : vide (pas de compte), En cours de création (invitation envoyée), Invitation expirée, Activé ou Désactivé. Vous ne pouvez ni désactiver ni supprimer votre propre compte.

Importer plusieurs collaborateurs

Pour enregistrer toute une équipe en une fois :

1. Cliquez sur le menu à trois points, à droite de « Nouveau collaborateur », puis sur Importer.
2. Cliquez sur « Télécharger le template » et complétez le fichier Excel : Prénom, Nom, Email et Poste, une ligne par collaborateur.
3. Déposez le fichier dans la zone Déposez votre fichier. Les lignes en erreur sont signalées (adresse déjà utilisée, champ manquant...) : corrigez le fichier si besoin.
4. Cliquez sur « Suivant », vérifiez le Récapitulatif, puis cliquez sur « Enregistrer ».

Les collaborateurs importés ont le rôle Utilisateur et n'ont pas de compte. Ils seront destinataires de vos prochains diagnostics ; pour leur donner accès à l'espace, utilisez Créer un compte sur leur ligne.

Le même menu propose Exporter, qui télécharge la liste des collaborateurs au format Excel.

Mis à jour le : 08/10/2026