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# Préremplir le rapport VS avec GaIA à partir de documents

Une bonne partie des informations demandées par la VS se trouve déjà dans les documents de l'entreprise : liasse fiscale, factures d'énergie, bilan carbone, charte RSE... GaIA, l'assistante IA d'ensō rse, lit ces documents et vous propose des valeurs pour les modules du rapport. Vous gardez toujours la main : rien n'est repris sans votre validation.

## Quels documents fournir ?

| Document | Ce que GaIA y cherche |
| ---- | ---- |
| Liasse fiscale ou comptes annuels | Chiffre d'affaires, total du bilan, effectif |
| Facture d'énergie | Consommations, origine de l'énergie, adresse du site |
| Bilan carbone | Émissions de gaz à effet de serre, année de référence |
| Charte ou politique RSE | Pratiques et politiques de durabilité |
| Certification ou label | ISO, EcoVadis, labels |
| Facture d'eau, registre des déchets, document social | Prélèvements d'eau, déchets, effectifs, formation, santé et sécurité |

- Formats acceptés : PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV, texte, images JPG et PNG.
- Jusqu'à **5 documents** par analyse, **10 Mo** maximum par fichier.

## À la création du rapport

L'étape 3 de l'assistant de création, **« Analyse GaIA »**, permet de déposer les documents dès le départ. Le lien **« Quels documents puis-je importer ? »** rappelle ce que GaIA sait y trouver. Cliquez sur **« Analyser les documents »** : GaIA propose des valeurs pour les modules concernés, et vous décochez celles que vous ne voulez pas reprendre.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/b/3/5/7b35cf8eee3a6400/4_1xhhqdr.png)

## En cours de route

Un document arrive après la création du rapport ? Cliquez sur **« Importer un document »**, en haut à droite du rapport VS.

1. Déposez le ou les documents, puis lancez l'analyse.
2. GaIA affiche les données trouvées, module par module. Cochez celles à reprendre et corrigez-les si besoin.
3. Activez **« Conserver comme justificatif »** si le document doit rester joint au rapport.
4. Cliquez sur **« Appliquer »** (le bouton indique le nombre de données retenues) : les données validées sont ajoutées aux modules.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/b/3/5/7b35cf8eee3a6400/13_7skjue.png)

|| Sauvegardez le module ouvert avant d'importer un document. Sinon, ensō rse vous demande de le faire, pour ne pas perdre votre saisie.

## Bonnes pratiques

- **Relisez chaque proposition** : GaIA peut se tromper, en particulier sur un document scanné ou peu lisible. Une valeur reprise reste modifiable dans son module.
- **Préférez des documents de l'exercice concerné** : une facture d'une autre année fausserait les consommations.
- **Gardez les justificatifs utiles** : un document conservé reste attaché au rapport VS de la période.

|| GaIA ne lit que les documents que vous lui envoyez et les données du dossier ouvert. Pour en savoir plus, consultez [Sécurité et confidentialité de l'IA](https://documentation.enso-rse.com/fr/article/securite-et-confidentialite-de-lia-1wde6c3/).