Créer et renseigner son rapport VS (ex-VSME)

Le module VS d'ensō rse vous guide pour produire le rapport de durabilité d'une entreprise selon la norme européenne volontaire (VS), anciennement appelée VSME. Cet article explique la norme en quelques mots, puis chaque étape dans l'application : création du rapport, saisie des modules, aide de GaIA, échanges entre le cabinet et son client, puis édition du rapport final.

Comprendre la norme VS

D'où vient la VS ?

La VS est la norme de reporting de durabilité conçue pour les entreprises qui ne sont pas soumises à la CSRD. Elle reprend le standard VSME publié par l'EFRAG en décembre 2024, devenu un texte officiel avec le règlement délégué (UE) 2026/1560 de la Commission européenne, en vigueur depuis le 24 septembre 2026.

Elle s'adresse aux entreprises jusqu'à 1 000 salariés, et en premier lieu aux TPE et PME accompagnées par leur cabinet.

Pourquoi c'est utile pour vos clients

Banques, clients grands comptes et donneurs d'ordre demandent de plus en plus d'informations ESG à leurs partenaires. La VS donne une réponse unique et reconnue à ces demandes :

• elle structure la démarche RSE de l'entreprise en un seul document ;
• elle valorise ses actions RSE auprès de ses clients, de sa banque et de ses partenaires ;
• elle évite de remplir un questionnaire différent pour chaque demandeur ;
• pour les exercices ouverts à partir du 1er janvier 2027, une entreprise soumise à la CSRD ne pourra plus exiger d'un partenaire de 1 000 salariés au plus des informations qui vont au-delà des informations essentielles de la norme.

Module de base ou module complet ?

La norme propose deux niveaux. Vous choisissez à la création du rapport, et vous pouvez changer à tout moment.

Dans l'application, les modules sont regroupés en quatre familles : Informations générales, Environnement, Social et Gouvernance. Les pratiques B2 et leur description C2 sont traitées ensemble, dans un seul écran.

1. Créer le rapport VS

Avant de commencer

• Le dossier client doit disposer d'une licence VS et d'une période (exercice). Sans période, l'écran vous invite à en créer une.
• Le Bilan ESG de la période n'est pas obligatoire, mais il permet de préremplir plusieurs données.
• Un rapport VS est créé par période. Sélectionnez la bonne période en haut de l'écran avant de commencer.

Lancer l'assistant

Dans le menu du dossier client, ouvrez VS (rubrique ensō VS), puis cliquez sur « Créer un rapport VS ». Un assistant en quatre étapes vous accompagne.

Étape 1 : Base de préparation. Choisissez Module de base ou Module complet.

Étape 2 : Import des données.

• Si le Bilan ESG de la période existe déjà, ses données sont reprises automatiquement.
• Sinon, vous pouvez importer le FEC (ou la balance) et les DSN de l'exercice : il faut les deux pour continuer. ensō rse calcule alors le chiffre d'affaires, le total du bilan, l'effectif et la répartition femmes / hommes. Cette étape est facultative : « Passer l'étape » permet de continuer sans fichier.

Étape 3 : Analyse GaIA (facultative). Ajoutez jusqu'à 5 documents de l'entreprise : liasse fiscale, factures d'énergie, bilan carbone, charte RSE, certifications… Le lien « Quels documents puis-je importer ? » détaille ce que GaIA sait y trouver.

• Formats acceptés : PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV, texte, images JPG et PNG.
• Taille maximale : 10 Mo par fichier.

Cliquez sur « Analyser les documents ». GaIA lit chaque document et propose des valeurs pour les modules concernés. Vous gardez la main : décochez une proposition pour l'écarter. Les valeurs retenues restent modifiables ensuite dans chaque module.

Étape 4 : Récapitulatif. L'écran indique combien de données seront préremplies, module par module, et d'où elles viennent (Bilan ESG, calcul FEC / DSN ou GaIA). Cliquez sur « Démarrer ma VS ».

2. Renseigner les modules

Le tableau de bord

Après la création, le tableau de bord affiche :

• la progression globale (modules terminés sur le total) et le bouton « Compléter les données », qui vous emmène vers le prochain module à traiter ;
• une carte par famille, avec la pastille de chaque module. Sa couleur indique son état : Non démarré, En cours ou Terminé. Un module omis apparaît en pointillés ;
• les Notes : la liste des informations à demander au client (voir plus bas).

L'onglet Activités récentes retrace qui a modifié quoi, et quand.

Saisir un module

Ouvrez un module depuis le tableau de bord ou depuis le menu Modules VS, à gauche. L'encadré Objectif, en tête de module, rappelle ce que la norme attend. Chaque module est ensuite découpé en sections, avec des infobulles sur les notions techniques. Le bouton « Aide » du module (par exemple « Aide B3 ») ouvre la page correspondante des annexes de la recommandation européenne sur la VSME.

Quelques particularités

B1 - Base de préparation

• Mode de reporting : « Base individuelle » couvre l'entreprise seule. « Consolidé » inclut ses filiales, à lister dans la section Filiales.
• Code NACE : recherchez l'activité par son code ou son libellé. Le code APE de l'entreprise aide à trouver la bonne ligne.
• Identifiant (facultatif) : LEI, DUNS, EU ID ou PermID. L'EU ID se retrouve via BRIS, le système européen d'interconnexion des registres du commerce.
• Sites d'exploitation : au moins un site est requis. Cliquez sur « Ajouter un site » puis saisissez l'adresse. En choisissant une suggestion, le code postal, la ville, le pays, la latitude et la longitude se remplissent, et le site s'affiche sur une carte. Ces sites sont repris en B5 (biodiversité).

B3 - Énergie et GES : « Ajouter un combustible » propose un Convertisseur qui transforme une quantité (par exemple des litres de gazole) en MWh.

B4 - Pollution : si l'entreprise déclare déjà ses rejets de polluants (obligation réglementaire ou système de management environnemental), indiquez si ce rapport est public. S'il l'est, son lien suffit. Sinon, cliquez sur « Ajouter un polluant » pour chaque polluant, avec les tonnes rejetées dans l'air, l'eau et le sol.

En bas de chaque module :

• « Sauvegarder » enregistre votre saisie en cours, même incomplète. Si vous quittez la page sans sauvegarder, ensō rse vous prévient ;
• « Marquer comme terminé » vérifie le module. S'il manque une information, les champs concernés passent en rouge et la liste des erreurs s'affiche ;
• « Remettre en cours » rouvre un module terminé.

Omettre un module qui ne concerne pas l'entreprise

La norme permet d'omettre une information qui ne s'applique pas à l'entreprise. Le bouton « Omettre ce module » l'exclut de la progression et du rapport. « Réintégrer ce module » le fait revenir. B1, la base de préparation, ne peut pas être omis.

Joindre des justificatifs

Certaines sections acceptent des justificatifs (factures d'énergie, certifications, pièces liées aux pratiques…). Déposez le fichier dans la zone prévue : il reste attaché au rapport VS de la période.

Reformuler un texte avec GaIA

Dans les champs de texte libre, le bouton « Reformuler avec GaIA » propose une version plus claire et plus professionnelle de votre texte. Si le résultat ne vous convient pas, cliquez sur « Annuler » dans le message de confirmation pour revenir à votre texte.

Relier les actions du plan d'action RSE

Dans les modules qui décrivent des pratiques ou des engagements (B2 / C2, B7, C1, C3, C4 et C6), le rapport VS peut s'appuyer sur le Plan d'action RSE du client :

• quand vous complétez une de ces sections, GaIA recherche les actions du plan qui y répondent. Elle les relie automatiquement à la section, avec une icône étoilée, et le bouton indique « X actions recommandées » ;
• « Relier une action » ouvre la liste des actions du plan, avec une recherche et des filtres par thématique et par état, pour en ajouter d'autres ;
• une action qui ne convient pas se retire d'un clic ;
• les actions reliées sont reprises dans le rapport VS.

Demander une information au client (cabinet)

Il vous manque une donnée que seul le client connaît ? Sur la section concernée, cliquez sur « Ajouter une information à demander au client » et décrivez votre demande.

• La demande s'ajoute à la liste Notes du tableau de bord.
• Le client la voit en haut de la section, sous le titre « Demande de votre cabinet », et dans la liste « Informations demandées par votre cabinet ». Il peut renseigner la donnée, mais ne peut pas modifier la note.

Importer un document en cours de route

Un nouveau document arrive après la création du rapport ? Cliquez sur « Importer un document », en haut à droite. GaIA l'analyse comme dans l'assistant. Cochez les données à reprendre et corrigez-les si besoin, activez « Conserver comme justificatif » si le document doit rester joint au rapport, puis cliquez sur « Appliquer ».

3. Éditer et télécharger le rapport VS

Ouvrir l'éditeur

Cliquez sur « Éditer le rapport », en haut à droite du module VS. À la première ouverture, ensō rse construit le rapport à partir du modèle de rapport VS de votre cabinet (ou du modèle ensō rse s'il n'en a pas) : page de garde, sommaire, intercalaires par famille, un chapitre par module, synthèse et page de fin.

L'éditeur comporte trois onglets, à droite :

• Sommaire : pour naviguer dans le document, et masquer une page avec l'icône en forme d'œil ;
• Insérer : pour ajouter une donnée d'un module ou une action reliée à l'endroit du curseur ;
• Paramètres : pour changer de modèle, régler l'en-tête et le pied de page, afficher ou masquer la page de garde et la page de fin.

Rédiger et mettre en page

• Écrivez directement dans le document : la saisie est enregistrée automatiquement.
• La barre d'outils propose titres, styles, listes, alignement, couleur, liens et images.
• « Ajouter une page » insère une page classique (du contenu à rédiger) ou une page canvas (un intercalaire pleine page), à l'endroit de votre choix.

Garder le rapport à jour

Les données insérées restent liées aux modules. Si vous modifiez un module après avoir généré le rapport, le bouton en haut de l'éditeur indique « Synchroniser toutes les données », avec le nombre de données concernées. Un clic suffit pour reporter les nouvelles valeurs. Quand tout est synchronisé, il affiche « Les données sont à jour ».

« Réinitialiser le document » reconstruit le rapport à partir du modèle. Attention : vos modifications de mise en page et vos textes ajoutés sont alors perdus.

Télécharger le PDF

Cliquez sur « Télécharger le PDF » pour obtenir le rapport prêt à transmettre.

4. Personnaliser le modèle de rapport du cabinet

Pour donner à tous vos rapports VS la même identité (couverture, intercalaires, textes d'introduction, page de fin), créez le modèle de votre cabinet :

1. Dans l'espace cabinet, ouvrez Plateforme › Modèles, puis Rapport VS › Personnaliser.
2. Sur le modèle ensō rse, cliquez sur « Dupliquer et personnaliser ».
3. Modifiez le modèle comme un rapport, puis enregistrez-le.
4. Cliquez sur « Définir par défaut » : le modèle s'applique aux nouveaux rapports du cabinet.

Pour revenir au modèle ensō rse, cliquez sur « Retirer le défaut ». Un rapport déjà créé garde son contenu : pour lui appliquer un autre modèle, passez par l'onglet Paramètres de l'éditeur.

5. Réinitialiser un rapport VS

Pour repartir de zéro sur une période, ouvrez le menu ⋮ en haut à droite, puis « Réinitialiser ». Toutes les données et les pièces jointes du rapport VS de la période sont supprimées. Par sécurité, le bouton de confirmation n'est actif qu'après quelques secondes.

Questions fréquentes

Que deviennent les rapports VSME déjà commencés ?

Vos réponses aux modules ont été reprises et converties au nouveau format lors du passage à la version 2.4.0.

En revanche, le rapport mis en forme de l'ancienne version n'a pas été repris. Il est reconstruit à partir du modèle à la première ouverture de l'éditeur. Si vous y aviez rédigé une synthèse, un plan d'action ou des commentaires, ressaisissez-les dans le nouveau rapport.

Pourquoi certains modules terminés sont-ils repassés « En cours » ?

La nouvelle version suit le texte officiel de la norme, qui demande parfois des informations supplémentaires (notamment en B1, B2, B9 et B10). Un module qui était terminé avant la mise à jour peut donc repasser « En cours » : ouvrez-le, complétez les champs signalés, puis marquez-le à nouveau comme terminé.

Qui peut remplir le rapport VS ?

Le cabinet comme le client, selon les accès donnés au client. Seul le cabinet peut ajouter des notes à destination du client.

Pourquoi je ne peux plus modifier le rapport ?

Le rapport VS passe en lecture seule quand la période est clôturée, quand la licence du dossier a expiré ou quand le dossier est archivé. Vous pouvez toujours consulter les modules et le rapport, et télécharger le PDF.

GaIA a-t-elle accès aux données d'autres dossiers ?

Non. GaIA n'utilise que les documents que vous lui envoyez et les données du dossier ouvert. Les valeurs trouvées dans un document ne sont reprises qu'après votre validation. Les actions recommandées sont reliées d'office, mais restent visibles et se retirent d'un clic.

Mis à jour le : 06/10/2026