> ## Knowledge Base Index
> Fetch the complete knowledge base index at: https://documentation.enso-rse.com/sitemap.xml
> Use this file to discover available pages before exploring further.
> Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash).

# Ajouter des destinataires et suivre les réponses

Cet article explique comment constituer la liste des personnes interrogées pour chaque partie prenante, personnaliser l'e-mail qu'elles reçoivent, puis suivre leurs réponses et relancer celles qui n'ont pas encore répondu.

## Les dirigeants et les collaborateurs

Les destinataires **Dirigeant** et **Collaborateur** sont les collaborateurs enregistrés dans **Mon entreprise** : ils sont ajoutés automatiquement au diagnostic, et la liste suit les ajouts et les retraits faits dans **Mon entreprise** pendant le diagnostic. Ceux pour qui la case **Dirigeant(e)** est cochée reçoivent le questionnaire des dirigeants.

Pour interroger une nouvelle personne de l'entreprise, ajoutez-la donc dans **Mon entreprise** : voir [Inviter ses collaborateurs dans son espace entreprise](https://documentation.enso-rse.com/fr/article/inviter-ses-collaborateurs-xdn2nx/). Ces destinataires ne se retirent pas depuis le diagnostic : il suffit de ne pas les cocher au moment de l'envoi.

## Ajouter des clients et des fournisseurs

1. Dans **Diagnostic RSE > Diagnostic en cours**, ouvrez l'onglet **Paramétrage** et sélectionnez **Client** ou **Fournisseur** dans la colonne **Éditer le questionnaire**.
2. Sous la liste des destinataires, cliquez sur le bouton en forme de crayon. La fenêtre **Ajouter un Client** (ou **Ajouter un Fournisseur**) s'ouvre.
3. Saisissez l'**Email** (obligatoire), le **Prénom** et le **Nom**, puis cliquez sur **+**. Recommencez pour chaque personne.
4. Cliquez sur **« Enregistrer »**.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/b/3/5/7b35cf8eee3a6400/diag-ajouter-client_rwmuc3.png)

Dans la fenêtre, le crayon d'une ligne permet de corriger une saisie et la corbeille de la retirer. Le panneau **Conseils pour bien choisir vos destinataires** rappelle les bons critères : des personnes variées qui connaissent l'entreprise, déjà sensibles à la RSE, et dont l'avis compte.

### Importer une liste depuis Excel

1. Dans la fenêtre **Ajouter un Client** ou **Ajouter un Fournisseur**, cliquez sur **« Import fichier excel »**.
2. Cliquez sur **« Télécharger le template »** et complétez le fichier : e-mail, prénom et nom.
3. Déposez le fichier, cliquez sur **« Suivant »**, vérifiez le récapitulatif puis cliquez sur **« Enregistrer »**.
4. De retour dans la fenêtre, contrôlez la liste et cliquez sur **« Enregistrer »**.

### Règles à connaître

- Une adresse e-mail ne peut figurer qu'une seule fois par diagnostic, toutes parties prenantes confondues. Une adresse déjà présente affiche **Email déjà utilisé** ; deux lignes identiques dans la même saisie affichent **Vous avez des emails en doublon**.
- Un client ou un fournisseur peut être retiré avec la croix de sa ligne tant qu'il n'a rien reçu. Ensuite, la suppression est refusée : **Il est impossible de supprimer un destinataire ayant déjà reçu le diagnostic.**
- Vous pouvez ajouter des destinataires à tout moment tant que le diagnostic est en cours, même après les premiers envois.

## Personnaliser l'e-mail d'invitation

Chaque partie prenante reçoit un e-mail d'invitation, que vous pouvez adapter :

1. Dans **Paramétrage**, sélectionnez la partie prenante.
2. Sous la liste des destinataires, cliquez sur le bouton en forme d'enveloppe (**Modifier le mail à destination des...**).
3. Dans l'onglet **Édition**, modifiez l'**Objet de l'email** et le **Contenu de l'email**.
4. Cliquez sur **« Enregistrer »**.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/b/3/5/7b35cf8eee3a6400/diag-email-edition_1jupg97.png)

Le bouton **« Insérer une variable »** ajoute le prénom ou le nom du destinataire, ou le bouton **« Répondre au diagnostic »** qui ouvre son questionnaire personnel. Ce bouton est obligatoire : sans lui, l'e-mail ne peut pas être enregistré. L'onglet **Prévisualisation** montre le rendu final, et **« Réinitialiser »** revient au texte proposé par ensō rse.

L'e-mail personnalisé est enregistré pour le dossier client : il sera repris pour les diagnostics suivants de l'entreprise.

### Envoyer depuis l'adresse de l'entreprise

Par défaut, les e-mails du diagnostic partent de l'adresse d'ensō rse (no-reply@enso-rse.com). L'onglet **Expéditeur** permet de les envoyer depuis le serveur de messagerie (SMTP) de l'entreprise cliente, pour que les destinataires reconnaissent l'expéditeur.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/b/3/5/7b35cf8eee3a6400/diag-email-expediteur_m15tur.png)

1. Renseignez **Nom de l'expéditeur**, **Email de l'expéditeur**, **Serveur SMTP**, **Port**, **Identifiant** et **Mot de passe**. Ces informations sont fournies par l'hébergeur de la messagerie de l'entreprise.
2. Activez **Connexion chiffrée (SSL/TLS)** si le serveur utilise le port 465.
3. Cliquez sur **« Tester la connexion »**, puis sur **« Enregistrer »**.

Le serveur est enregistré pour tout le dossier client : il sert pour toutes les parties prenantes et pour les diagnostics suivants. Le bouton **« Supprimer »** rétablit l'envoi depuis ensō rse.

||| Une fois le serveur enregistré, les e-mails passent uniquement par lui. S'il refuse un envoi (mot de passe modifié, serveur indisponible...), le destinataire passe en **Erreur** : corrigez les paramètres puis renvoyez.

## Suivre les réponses

L'onglet **Résultats du diagnostic** présente le tableau **Suivi des réponses** : tous les destinataires, toutes parties prenantes confondues, avec leur **Type** et leur **Statut**. Les filtres **Type** et **Statut** et la recherche permettent de retrouver rapidement les personnes à relancer.

![](https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/-/7/b/3/5/7b35cf8eee3a6400/diag-suivi-reponses_vkdmet.png)

| Statut | Signification |
| --- | --- |
| **Non envoyé** | Le questionnaire n'a pas encore été envoyé à cette personne. |
| **Envoi en cours** | L'e-mail est en cours d'envoi. |
| **Envoyé** | L'e-mail est parti, la personne n'a pas encore répondu. |
| **Relance 1**, **Relance 2**... | La personne a été relancée, autant de fois que l'indique le numéro. |
| **Répondu** | La personne a terminé son questionnaire. |
| **Erreur** | L'e-mail n'a pas pu être remis (adresse bloquée, non atteignable...). |

Dans **Paramétrage**, la liste de chaque partie prenante affiche les mêmes statuts dès le premier envoi.

## Relancer ou envoyer depuis le suivi

1. Dans **Suivi des réponses**, cochez les destinataires. Ceux qui ont répondu ou dont l'envoi est en cours ne peuvent pas être cochés.
2. Cliquez sur **« Envoyer »**, ou sur **« Relancer »** si tous les destinataires cochés ont déjà été contactés.
3. La fenêtre **Envoi des emails** indique combien de personnes seront relancées et combien seront interrogées pour la première fois : confirmez avec **« Envoyer N emails »**.

Chaque envoi ou relance génère un nouveau lien personnel : l'ancien lien ne fonctionne plus, et le destinataire doit utiliser le dernier e-mail reçu. Ses réponses déjà enregistrées sont conservées.

||| Envoyer le questionnaire à un premier destinataire d'une partie prenante fige les questions de cette partie prenante, que l'envoi parte de **Paramétrage** ou du suivi.

Le diagnostic n'a pas de date limite : il reste ouvert jusqu'à ce que vous le clôturiez. Annoncez une date de fin aux destinataires et relancez ceux qui n'ont pas répondu avant de [clôturer le diagnostic](https://documentation.enso-rse.com/fr/article/cloturer-et-analyser-un-diagnostic-3718nq/).

## Transmettre le lien autrement

Si une personne ne trouve pas l'e-mail, l'icône de lien de sa ligne (**Copier le lien**) copie son lien personnel de réponse, à lui transmettre par un autre moyen. Elle apparaît pour les destinataires en **Envoyé**, **Relance**, **Envoi en cours** ou **Erreur**.

||| Ce lien donne accès au questionnaire de cette personne uniquement : ne le partagez pas avec quelqu'un d'autre. Si vous relancez la personne ensuite, le lien copié ne fonctionnera plus.

Ce que voit la personne en ouvrant son lien est décrit dans [Répondre à un diagnostic RSE (pour les destinataires)](https://documentation.enso-rse.com/fr/article/repondre-a-un-diagnostic-1ndhv0q/).